Administrativo

• El/la Administrativo será responsable de apoyar la gestión administrativa, financiera, documental y de personas del proyecto, asegurando que la operación diaria en terreno cuente con información ordenada, registros actualizados y respaldos confiables.

• Su rol es clave para mantener la continuidad administrativa de la obra, apoyar el control de costos, gestionar documentación para auditorías internas o externas, colaborar con procesos de Recursos Humanos, compras, proveedores, subcontratos, facturación y rendiciones de gastos.

Principales responsabilidades

• Gestionar la recepción, revisión y registro de facturas de proveedores, verificando montos, órdenes de compra, centros de costo, respaldos y conformidades necesarias para el proceso de pago.

• Administrar caja chica y rendiciones de gastos, asegurando que cada movimiento cuente con respaldo, imputación correcta y registro oportuno.

• Apoyar la gestión de contratos y subcontratos, controlando documentación, firmas, aprobaciones, vencimientos y renovaciones, alertando oportunamente ante posibles riesgos o pendientes.

• Mantener ordenada y actualizada la documentación física y digital del proyecto, garantizando trazabilidad, acceso rápido y disponibilidad ante auditorías, inspecciones o solicitudes del mandante.

• Apoyar procesos de gestión de personas en obra, incluyendo carpetas de personal, contratos, anexos, licencias, asistencia, horas extra, permisos y documentación laboral.

• Elaborar reportes administrativos y de RR.HH. relacionados con dotación, asistencia, ausentismo, gastos, proveedores, contratos y otros indicadores relevantes para la gestión del proyecto.

Funciones del cargo

Gestión administrativa y documental

• Ejecutar tareas administrativas diarias de apoyo a la operación de obra.

• Organizar, clasificar, archivar y digitalizar documentación del proyecto.

• Preparar respaldos para cierres mensuales, auditorías, estados de pago y controles internos.

• Coordinar comunicaciones con proveedores, subcontratos, áreas internas y oficina central.

• Mantener registros claros, completos y actualizados para asegurar trazabilidad documental.

Administración y finanzas

• Recepcionar, revisar y registrar facturas, boletas, notas de crédito u otros documentos tributarios y financieros.

• Apoyar la programación administrativa de pagos a proveedores.

• Registrar y conciliar gastos, rendiciones, imputaciones y centros de costo.

• Controlar documentación asociada a órdenes de compra, estados de pago, contratos y subcontratos.

• Apoyar el control de costos del proyecto mediante información confiable y oportuna.

Gestión de personas en obra

• Gestionar carpetas de personal, contratos, anexos, licencias, finiquitos y documentación laboral.

• Controlar asistencia, permisos, licencias, horas extra y novedades del personal.

• Preparar antecedentes para procesos de remuneraciones.

• Mantener información confidencial, actualizada y disponible para cumplimiento laboral y auditorías.

• Apoyar procesos administrativos de ingreso, permanencia y desvinculación de trabajadores.

Compras, proveedores y soporte operativo

• Emitir, revisar y hacer seguimiento a órdenes de compra y requerimientos operativos.

• Coordinar con proveedores y áreas internas para asegurar la continuidad de insumos y servicios.

• Apoyar gestiones logísticas administrativas, como emisión de pasajes, registro de guías, checklists u otros requerimientos propios de la obra.

Requisitos excluyentes

Formación académica

• Título Técnico de Nivel Superior en Administración, Contabilidad, Recursos Humanos o carrera afín.

• También podrán considerarse estudios relacionados con finanzas, economía o administración, especialmente cuando el cargo tenga mayor foco financiero-contable.

Experiencia

• Mínimo 3 años de experiencia en cargos administrativos.

• Mínimo 2 años de experiencia en empresas del rubro Construcción, Minería o Montaje Industrial.

• Experiencia comprobable en procesos como facturación de proveedores, control de gastos, órdenes de compra, control documental, soporte a RR.HH. en terreno y administración de subcontratos.

Conocimientos computacionales

• Manejo de MS Office nivel intermedio-avanzado.

• Dominio de Excel, incluyendo fórmulas, tablas dinámicas, control de bases de datos y reportería.

• Manejo de ERP, deseable SAP u otro sistema similar, para registro de facturas, órdenes de compra, centros de costo y reportes.

• Conocimiento de software contable o sistemas administrativos utilizados en obra.

Conocimientos y competencias técnicas

• Control y registro de facturación de proveedores.

• Administración de caja chica y rendiciones de gastos.

• Gestión de órdenes de compra, proveedores y documentación de pago.

• Control documental físico y digital.

• Apoyo en procesos de contratación, asistencia, remuneraciones y documentación laboral.

• Manejo de documentación de contratos y subcontratos.

• Capacidad para trabajar con alto volumen de información, plazos exigentes y múltiples interlocutores.

Competencias deseables

• Curso o certificación en gestión documental o administración de archivos.

• Formación en normativa laboral básica y subcontratación.

• Certificación de competencias laborales asociadas a cargos administrativos de obra.

• Experiencia trabajando en proyectos con alta exigencia documental, auditorías, control de costos y relación con mandantes o subcontratistas.

Asistente Administrativo

Propósito del cargo

• El/la Asistente Administrativo será responsable de entregar soporte administrativo y financiero directo al CFO del proyecto, asegurando la continuidad del backoffice desde la Oficina de Proyecto.

• Su foco principal será administrar de manera ordenada, trazable y oportuna el ciclo de Órdenes de Compra y Facturación, principalmente en SAP, apoyando la correcta gestión de pagos, aprobaciones, documentación y control interno del proyecto.

• Este cargo es clave para evitar retrasos administrativos, reprocesos, facturas observadas, órdenes de compra incompletas o pagos sin respaldo suficiente.

• Principales responsabilidades

• Administrar el ciclo de Órdenes de Compra en SAP, asegurando correcta codificación, imputación, documentación de respaldo, seguimiento y cierre administrativo.

• Gestionar procesos de facturación y soporte a Cuentas por Pagar, revisando que las facturas cuenten con respaldo, correspondan a una OC válida y cumplan con los requisitos administrativos y tributarios definidos.

• Preparar, consolidar y custodiar los expedientes de pago o “dossiers”, incluyendo órdenes de compra, facturas, aprobaciones, respaldos, comunicaciones y evidencias asociadas.

• Coordinar el flujo de aprobaciones del CFO, organizando prioridades, validando antecedentes, calendarizando firmas y registrando decisiones para asegurar trazabilidad.

• Mantener control documental administrativo-financiero, con criterios de archivo, nomenclatura, control de versiones, respaldo y disponibilidad para auditorías internas, externas o revisiones del mandante.

• Coordinar con áreas internas y corporativas como Compras, Control de Gestión, Producción/Terreno, Subcontratos, Bodega, Contabilidad y proveedores, para resolver incidencias y asegurar continuidad del proceso administrativo-financiero.

• Realizar seguimiento de pendientes críticos, tales como facturas observadas, OC abiertas, aprobaciones atrasadas, documentación incompleta o bloqueos administrativos, generando alertas y propuestas de acción para el CFO.

Funciones del cargo

Gestión de Órdenes de Compra y Facturación

• Crear, revisar, actualizar y hacer seguimiento a órdenes de compra en SAP, según los flujos internos definidos.

• Verificar consistencia entre OC, factura, respaldo documental, imputación, recepción administrativa y aprobación correspondiente.

• Revisar facturas con observaciones, discrepancias de monto, glosas, datos formales, condiciones comerciales o respaldos incompletos.

• Coordinar correcciones con proveedores, áreas internas o contabilidad, incluyendo reemisión de documentos, notas de crédito o notas de débito cuando corresponda.

• Apoyar la regularización y cierre administrativo de OC pendientes o incompletas.

Soporte directo al CFO

• Mantener actualizado un tablero o control de seguimiento para el CFO sobre OC, facturas, aprobaciones, bloqueos, vencimientos y pendientes críticos.

• Priorizar requerimientos según impacto en caja, continuidad operacional, plazos de pago o criticidad para el proyecto.

• Prevalidar antecedentes antes de someterlos a aprobación del CFO, asegurando que la información sea completa, clara, trazable y defendible ante auditoría.

• Preparar reportes ejecutivos con estado de facturación, OC críticas, pendientes, causas de bloqueo, responsables y próximas acciones.

Control documental y trazabilidad

• Armar y custodiar expedientes de pago por proveedor, servicio o contrato.

• Mantener repositorios documentales ordenados, actualizados y auditables.

• Aplicar criterios de control de versiones, nomenclatura, archivo y recuperación rápida de información.

• Resguardar comunicaciones, aprobaciones, respaldos y evidencias necesarias para auditorías, cierres mensuales o revisiones del mandante.

• Asegurar trazabilidad entre respaldo, aprobación, registro en SAP y estado de pago.

Coordinación administrativa y financiera

• Coordinar información y requerimientos con Compras, Contabilidad, Control de Gestión, Producción/Terreno, Subcontratos, Bodega y proveedores.

• Gestionar comunicaciones formales con proveedores y áreas internas, manteniendo un tono profesional, preciso y orientado a la resolución.

• Apoyar el cierre mensual mediante listados de facturas pendientes, OC abiertas, documentos en observación y antecedentes requeridos.

• Proponer mejoras prácticas al flujo administrativo para reducir reprocesos, tiempos de espera y errores, sin perder control interno ni trazabilidad.

Requisitos excluyentes

Formación académica

• Título Técnico de Nivel Superior o equivalente en Administración, Contabilidad, Finanzas, Gestión Empresarial, Logística, Abastecimiento o carrera afín.

• También se considerarán formaciones como Contabilidad General, Auditoría, Ingeniería en Administración, Administración de Empresas u otras carreras orientadas a control documental, financiero o administrativo.

Conocimientos computacionales

• Manejo de SAP u otro ERP en procesos de órdenes de compra, facturación, imputaciones, centros de costo, proveedores o cuentas por pagar.

• Manejo de Excel intermedio-avanzado, incluyendo tablas dinámicas, conciliaciones, validaciones, cruces de información y seguimiento de pendientes.

• Manejo de PowerPoint intermedio para preparación de reportes ejecutivos.

• Manejo avanzado de Outlook para calendarización, seguimiento de aprobaciones y trazabilidad de comunicaciones.

• Uso de repositorios documentales como SharePoint, Teams u otros sistemas corporativos para archivo, versionado y control documental.

Experiencia requerida

• Experiencia previa en administración de proyectos, backoffice operativo, administración financiera o control documental con alto volumen de información.

• Experiencia gestionando procesos de Órdenes de Compra y Facturación en sistemas ERP, idealmente SAP.

• Experiencia coordinando con proveedores, áreas internas, jefaturas, gerencias, control de gestión o contabilidad.

• Deseable experiencia en empresas de construcción, ingeniería, infraestructura, edificación, obras industriales, concesiones o proyectos con alta exigencia documental.

• Experiencia en seguimiento de pendientes críticos, resolución de discrepancias, armado de expedientes de pago y soporte a procesos de cierre mensual.

Competencias técnicas

• Administración del ciclo Procure-to-Pay, especialmente Órdenes de Compra y Facturación.

• Manejo operativo de SAP o ERP equivalente.

• Control documental y construcción de expedientes auditables.

• Revisión de facturas, respaldos, imputaciones y estados de aprobación.

• Análisis y resolución de discrepancias administrativas o financieras.

• Elaboración de reportes ejecutivos para toma de decisiones.

• Aplicación de checklists, controles cruzados y seguimiento de pendientes.

• Capacidad para priorizar tareas según urgencia, impacto financiero y continuidad operacional.

Certificaciones y conocimientos deseables

• Curso o certificación en control documental y auditoría administrativa.

• Capacitación en procesos P2P, compras, cuentas por pagar o gestión de proveedores.

• Formación interna en políticas de aprobación, gestión documental o cumplimiento corporativo.

• Deseable conocimiento de Power BI u otras herramientas de reportabilidad.

• Deseable inducción o formación básica en seguridad y cumplimiento aplicable a entornos de proyecto.

 Job Description: Accounting Administrator  

Pay Range Commensurate with Industry Experience 

Schedule Typically Monday through Friday and additional days as needed 

Position Summary: The position of Accounting Administrator will follow company accounting processes to perform general accounting duties. Responsibilities may include any task related to accounts receivable, accounts payable, ticket collection, invoice reconciliation, data entry, payroll, or other administrative accounting duties. 

Job Duties 

• Collect/receive invoices, tickets, receipts, and other documentation. 

• Review, reconcile, and enter items received into accounting system. 

• Prepare reports at various intervals and frequencies showing departmental, project, or company accounting metrics. 

• Communicate with vendors, suppliers, subcontractors, and other entities to provide information and answer questions related to accounting activities. 

Job Requirements: 

• Bachelor degree in Accounting, Finance, or related field preferred. Candidates without an applicable bachelor degree with 1 or more years of accounting experience will be considered. 

• Proficiency in Microsoft Word, Excel, and Outlook. 

• Exposure to accounting software(s). 

The Statements herein are intended to describe the general nature and levels of work performed by employees, but are not a complete list of responsibilities, duties and skills required of personnel so classified. Furthermore, they do not establish a contract for employment and are subject to change at the discretion of the employer. 

Alamo NEX Construction, LLC provides equal employment opportunities to all applicants and employees without regard to race, color, religion, sex, gender, national origin, age, disability, or status as a Vietnam Era or special disabled veteran in accordance with applicable federal and state laws. Alamo NEX Construction, LLC complies with applicable local, state and federal laws governing nondiscrimination in employment at each location the Company operates. This policy applies to all terms and conditions of employment, including, but not limited to: hiring, placement, promotion, termination, leaves of absence, compensation, and training. 

Asistente Administrativo

Propósito del cargo

• El/la Asistente Administrativo será responsable de entregar soporte administrativo y financiero directo al CFO del proyecto, asegurando la continuidad del backoffice desde la Oficina de Proyecto.

• Su foco principal será administrar de manera ordenada, trazable y oportuna el ciclo de Órdenes de Compra y Facturación, principalmente en SAP, apoyando la correcta gestión de pagos, aprobaciones, documentación y control interno del proyecto.

• Este cargo es clave para evitar retrasos administrativos, reprocesos, facturas observadas, órdenes de compra incompletas o pagos sin respaldo suficiente.

• Principales responsabilidades

• Administrar el ciclo de Órdenes de Compra en SAP, asegurando correcta codificación, imputación, documentación de respaldo, seguimiento y cierre administrativo.

• Gestionar procesos de facturación y soporte a Cuentas por Pagar, revisando que las facturas cuenten con respaldo, correspondan a una OC válida y cumplan con los requisitos administrativos y tributarios definidos.

• Preparar, consolidar y custodiar los expedientes de pago o “dossiers”, incluyendo órdenes de compra, facturas, aprobaciones, respaldos, comunicaciones y evidencias asociadas.

• Coordinar el flujo de aprobaciones del CFO, organizando prioridades, validando antecedentes, calendarizando firmas y registrando decisiones para asegurar trazabilidad.

• Mantener control documental administrativo-financiero, con criterios de archivo, nomenclatura, control de versiones, respaldo y disponibilidad para auditorías internas, externas o revisiones del mandante.

• Coordinar con áreas internas y corporativas como Compras, Control de Gestión, Producción/Terreno, Subcontratos, Bodega, Contabilidad y proveedores, para resolver incidencias y asegurar continuidad del proceso administrativo-financiero.

• Realizar seguimiento de pendientes críticos, tales como facturas observadas, OC abiertas, aprobaciones atrasadas, documentación incompleta o bloqueos administrativos, generando alertas y propuestas de acción para el CFO.

Funciones del cargo

Gestión de Órdenes de Compra y Facturación

• Crear, revisar, actualizar y hacer seguimiento a órdenes de compra en SAP, según los flujos internos definidos.

• Verificar consistencia entre OC, factura, respaldo documental, imputación, recepción administrativa y aprobación correspondiente.

• Revisar facturas con observaciones, discrepancias de monto, glosas, datos formales, condiciones comerciales o respaldos incompletos.

• Coordinar correcciones con proveedores, áreas internas o contabilidad, incluyendo reemisión de documentos, notas de crédito o notas de débito cuando corresponda.

• Apoyar la regularización y cierre administrativo de OC pendientes o incompletas.

Soporte directo al CFO

• Mantener actualizado un tablero o control de seguimiento para el CFO sobre OC, facturas, aprobaciones, bloqueos, vencimientos y pendientes críticos.

• Priorizar requerimientos según impacto en caja, continuidad operacional, plazos de pago o criticidad para el proyecto.

• Prevalidar antecedentes antes de someterlos a aprobación del CFO, asegurando que la información sea completa, clara, trazable y defendible ante auditoría.

• Preparar reportes ejecutivos con estado de facturación, OC críticas, pendientes, causas de bloqueo, responsables y próximas acciones.

Control documental y trazabilidad

• Armar y custodiar expedientes de pago por proveedor, servicio o contrato.

• Mantener repositorios documentales ordenados, actualizados y auditables.

• Aplicar criterios de control de versiones, nomenclatura, archivo y recuperación rápida de información.

• Resguardar comunicaciones, aprobaciones, respaldos y evidencias necesarias para auditorías, cierres mensuales o revisiones del mandante.

• Asegurar trazabilidad entre respaldo, aprobación, registro en SAP y estado de pago.

Coordinación administrativa y financiera

• Coordinar información y requerimientos con Compras, Contabilidad, Control de Gestión, Producción/Terreno, Subcontratos, Bodega y proveedores.

• Gestionar comunicaciones formales con proveedores y áreas internas, manteniendo un tono profesional, preciso y orientado a la resolución.

• Apoyar el cierre mensual mediante listados de facturas pendientes, OC abiertas, documentos en observación y antecedentes requeridos.

• Proponer mejoras prácticas al flujo administrativo para reducir reprocesos, tiempos de espera y errores, sin perder control interno ni trazabilidad.

Requisitos excluyentes

Formación académica

• Título Técnico de Nivel Superior o equivalente en Administración, Contabilidad, Finanzas, Gestión Empresarial, Logística, Abastecimiento o carrera afín.

• También se considerarán formaciones como Contabilidad General, Auditoría, Ingeniería en Administración, Administración de Empresas u otras carreras orientadas a control documental, financiero o administrativo.

Conocimientos computacionales

• Manejo de SAP u otro ERP en procesos de órdenes de compra, facturación, imputaciones, centros de costo, proveedores o cuentas por pagar.

• Manejo de Excel intermedio-avanzado, incluyendo tablas dinámicas, conciliaciones, validaciones, cruces de información y seguimiento de pendientes.

• Manejo de PowerPoint intermedio para preparación de reportes ejecutivos.

• Manejo avanzado de Outlook para calendarización, seguimiento de aprobaciones y trazabilidad de comunicaciones.

• Uso de repositorios documentales como SharePoint, Teams u otros sistemas corporativos para archivo, versionado y control documental.

Experiencia requerida

• Experiencia previa en administración de proyectos, backoffice operativo, administración financiera o control documental con alto volumen de información.

• Experiencia gestionando procesos de Órdenes de Compra y Facturación en sistemas ERP, idealmente SAP.

• Experiencia coordinando con proveedores, áreas internas, jefaturas, gerencias, control de gestión o contabilidad.

• Deseable experiencia en empresas de construcción, ingeniería, infraestructura, edificación, obras industriales, concesiones o proyectos con alta exigencia documental.

• Experiencia en seguimiento de pendientes críticos, resolución de discrepancias, armado de expedientes de pago y soporte a procesos de cierre mensual.

Competencias técnicas

• Administración del ciclo Procure-to-Pay, especialmente Órdenes de Compra y Facturación.

• Manejo operativo de SAP o ERP equivalente.

• Control documental y construcción de expedientes auditables.

• Revisión de facturas, respaldos, imputaciones y estados de aprobación.

• Análisis y resolución de discrepancias administrativas o financieras.

• Elaboración de reportes ejecutivos para toma de decisiones.

• Aplicación de checklists, controles cruzados y seguimiento de pendientes.

• Capacidad para priorizar tareas según urgencia, impacto financiero y continuidad operacional.

Certificaciones y conocimientos deseables

• Curso o certificación en control documental y auditoría administrativa.

• Capacitación en procesos P2P, compras, cuentas por pagar o gestión de proveedores.

• Formación interna en políticas de aprobación, gestión documental o cumplimiento corporativo.

• Deseable conocimiento de Power BI u otras herramientas de reportabilidad.

• Deseable inducción o formación básica en seguridad y cumplimiento aplicable a entornos de proyecto.

Administrativo/a de Obra

Propósito del cargo

• El/la Administrativo/a de Obra será responsable de apoyar la gestión administrativa, financiera, documental y de personas del proyecto, asegurando que la operación diaria en terreno cuente con información ordenada, registros actualizados y respaldos confiables.

• Su rol es clave para mantener la continuidad administrativa de la obra, apoyar el control de costos, gestionar documentación para auditorías internas o externas, colaborar con procesos de Recursos Humanos, compras, proveedores, subcontratos, facturación y rendiciones de gastos.

Principales responsabilidades

• Gestionar la recepción, revisión y registro de facturas de proveedores, verificando montos, órdenes de compra, centros de costo, respaldos y conformidades necesarias para el proceso de pago.

• Administrar caja chica y rendiciones de gastos, asegurando que cada movimiento cuente con respaldo, imputación correcta y registro oportuno.

• Apoyar la gestión de contratos y subcontratos, controlando documentación, firmas, aprobaciones, vencimientos y renovaciones, alertando oportunamente ante posibles riesgos o pendientes.

• Mantener ordenada y actualizada la documentación física y digital del proyecto, garantizando trazabilidad, acceso rápido y disponibilidad ante auditorías, inspecciones o solicitudes del mandante.

• Apoyar procesos de gestión de personas en obra, incluyendo carpetas de personal, contratos, anexos, licencias, asistencia, horas extra, permisos y documentación laboral.

• Elaborar reportes administrativos y de RR.HH. relacionados con dotación, asistencia, ausentismo, gastos, proveedores, contratos y otros indicadores relevantes para la gestión del proyecto.

Funciones del cargo

Gestión administrativa y documental

• Ejecutar tareas administrativas diarias de apoyo a la operación de obra.

• Organizar, clasificar, archivar y digitalizar documentación del proyecto.

• Preparar respaldos para cierres mensuales, auditorías, estados de pago y controles internos.

• Coordinar comunicaciones con proveedores, subcontratos, áreas internas y oficina central.

• Mantener registros claros, completos y actualizados para asegurar trazabilidad documental.

Administración y finanzas

• Recepcionar, revisar y registrar facturas, boletas, notas de crédito u otros documentos tributarios y financieros.

• Apoyar la programación administrativa de pagos a proveedores.

• Registrar y conciliar gastos, rendiciones, imputaciones y centros de costo.

• Controlar documentación asociada a órdenes de compra, estados de pago, contratos y subcontratos.

• Apoyar el control de costos del proyecto mediante información confiable y oportuna.

Gestión de personas en obra

• Gestionar carpetas de personal, contratos, anexos, licencias, finiquitos y documentación laboral.

• Controlar asistencia, permisos, licencias, horas extra y novedades del personal.

• Preparar antecedentes para procesos de remuneraciones.

• Mantener información confidencial, actualizada y disponible para cumplimiento laboral y auditorías.

• Apoyar procesos administrativos de ingreso, permanencia y desvinculación de trabajadores.

Compras, proveedores y soporte operativo

• Emitir, revisar y hacer seguimiento a órdenes de compra y requerimientos operativos.

• Coordinar con proveedores y áreas internas para asegurar la continuidad de insumos y servicios.

• Apoyar gestiones logísticas administrativas, como emisión de pasajes, registro de guías, checklists u otros requerimientos propios de la obra.

Requisitos excluyentes

Formación académica

• Título Técnico de Nivel Superior en Administración, Contabilidad, Recursos Humanos o carrera afín.

• También podrán considerarse estudios relacionados con finanzas, economía o administración, especialmente cuando el cargo tenga mayor foco financiero-contable.

Experiencia

• Mínimo 3 años de experiencia en cargos administrativos.

• Mínimo 2 años de experiencia en empresas del rubro Construcción, Minería o Montaje Industrial.

• Experiencia comprobable en procesos como facturación de proveedores, control de gastos, órdenes de compra, control documental, soporte a RR.HH. en terreno y administración de subcontratos.

Conocimientos computacionales

• Manejo de MS Office nivel intermedio-avanzado.

• Dominio de Excel, incluyendo fórmulas, tablas dinámicas, control de bases de datos y reportería.

• Manejo de ERP, deseable SAP u otro sistema similar, para registro de facturas, órdenes de compra, centros de costo y reportes.

• Conocimiento de software contable o sistemas administrativos utilizados en obra.

Conocimientos y competencias técnicas

• Control y registro de facturación de proveedores.

• Administración de caja chica y rendiciones de gastos.

• Gestión de órdenes de compra, proveedores y documentación de pago.

• Control documental físico y digital.

• Apoyo en procesos de contratación, asistencia, remuneraciones y documentación laboral.

• Manejo de documentación de contratos y subcontratos.

• Capacidad para trabajar con alto volumen de información, plazos exigentes y múltiples interlocutores.

Competencias deseables

• Curso o certificación en gestión documental o administración de archivos.

• Formación en normativa laboral básica y subcontratación.

• Certificación de competencias laborales asociadas a cargos administrativos de obra.

• Experiencia trabajando en proyectos con alta exigencia documental, auditorías, control de costos y relación con mandantes o subcontratistas.

Administrativo/a de Obra

Propósito del cargo

• El/la Administrativo/a de Obra será responsable de apoyar la gestión administrativa, financiera, documental y de personas del proyecto, asegurando que la operación diaria en terreno cuente con información ordenada, registros actualizados y respaldos confiables.

• Su rol es clave para mantener la continuidad administrativa de la obra, apoyar el control de costos, gestionar documentación para auditorías internas o externas, colaborar con procesos de Recursos Humanos, compras, proveedores, subcontratos, facturación y rendiciones de gastos.

Principales responsabilidades

• Gestionar la recepción, revisión y registro de facturas de proveedores, verificando montos, órdenes de compra, centros de costo, respaldos y conformidades necesarias para el proceso de pago.

• Administrar caja chica y rendiciones de gastos, asegurando que cada movimiento cuente con respaldo, imputación correcta y registro oportuno.

• Apoyar la gestión de contratos y subcontratos, controlando documentación, firmas, aprobaciones, vencimientos y renovaciones, alertando oportunamente ante posibles riesgos o pendientes.

• Mantener ordenada y actualizada la documentación física y digital del proyecto, garantizando trazabilidad, acceso rápido y disponibilidad ante auditorías, inspecciones o solicitudes del mandante.

• Apoyar procesos de gestión de personas en obra, incluyendo carpetas de personal, contratos, anexos, licencias, asistencia, horas extra, permisos y documentación laboral.

• Elaborar reportes administrativos y de RR.HH. relacionados con dotación, asistencia, ausentismo, gastos, proveedores, contratos y otros indicadores relevantes para la gestión del proyecto.

Funciones del cargo

Gestión administrativa y documental

• Ejecutar tareas administrativas diarias de apoyo a la operación de obra.

• Organizar, clasificar, archivar y digitalizar documentación del proyecto.

• Preparar respaldos para cierres mensuales, auditorías, estados de pago y controles internos.

• Coordinar comunicaciones con proveedores, subcontratos, áreas internas y oficina central.

• Mantener registros claros, completos y actualizados para asegurar trazabilidad documental.

Administración y finanzas

• Recepcionar, revisar y registrar facturas, boletas, notas de crédito u otros documentos tributarios y financieros.

• Apoyar la programación administrativa de pagos a proveedores.

• Registrar y conciliar gastos, rendiciones, imputaciones y centros de costo.

• Controlar documentación asociada a órdenes de compra, estados de pago, contratos y subcontratos.

• Apoyar el control de costos del proyecto mediante información confiable y oportuna.

Gestión de personas en obra

• Gestionar carpetas de personal, contratos, anexos, licencias, finiquitos y documentación laboral.

• Controlar asistencia, permisos, licencias, horas extra y novedades del personal.

• Preparar antecedentes para procesos de remuneraciones.

• Mantener información confidencial, actualizada y disponible para cumplimiento laboral y auditorías.

• Apoyar procesos administrativos de ingreso, permanencia y desvinculación de trabajadores.

Compras, proveedores y soporte operativo

• Emitir, revisar y hacer seguimiento a órdenes de compra y requerimientos operativos.

• Coordinar con proveedores y áreas internas para asegurar la continuidad de insumos y servicios.

• Apoyar gestiones logísticas administrativas, como emisión de pasajes, registro de guías, checklists u otros requerimientos propios de la obra.

Requisitos excluyentes

Formación académica

• Título Técnico de Nivel Superior en Administración, Contabilidad, Recursos Humanos o carrera afín.

• También podrán considerarse estudios relacionados con finanzas, economía o administración, especialmente cuando el cargo tenga mayor foco financiero-contable.

Experiencia

• Mínimo 3 años de experiencia en cargos administrativos.

• Mínimo 2 años de experiencia en empresas del rubro Construcción, Minería o Montaje Industrial.

• Experiencia comprobable en procesos como facturación de proveedores, control de gastos, órdenes de compra, control documental, soporte a RR.HH. en terreno y administración de subcontratos.

Conocimientos computacionales

• Manejo de MS Office nivel intermedio-avanzado.

• Dominio de Excel, incluyendo fórmulas, tablas dinámicas, control de bases de datos y reportería.

• Manejo de ERP, deseable SAP u otro sistema similar, para registro de facturas, órdenes de compra, centros de costo y reportes.

• Conocimiento de software contable o sistemas administrativos utilizados en obra.

Conocimientos y competencias técnicas

• Control y registro de facturación de proveedores.

• Administración de caja chica y rendiciones de gastos.

• Gestión de órdenes de compra, proveedores y documentación de pago.

• Control documental físico y digital.

• Apoyo en procesos de contratación, asistencia, remuneraciones y documentación laboral.

• Manejo de documentación de contratos y subcontratos.

• Capacidad para trabajar con alto volumen de información, plazos exigentes y múltiples interlocutores.

Competencias deseables

• Curso o certificación en gestión documental o administración de archivos.

• Formación en normativa laboral básica y subcontratación.

• Certificación de competencias laborales asociadas a cargos administrativos de obra.

• Experiencia trabajando en proyectos con alta exigencia documental, auditorías, control de costos y relación con mandantes o subcontratistas.

Asistente Administrativo

Propósito del cargo

• El/la Asistente Administrativo será responsable de entregar soporte administrativo y financiero directo al CFO del proyecto, asegurando la continuidad del backoffice desde la Oficina de Proyecto.

• Su foco principal será administrar de manera ordenada, trazable y oportuna el ciclo de Órdenes de Compra y Facturación, principalmente en SAP, apoyando la correcta gestión de pagos, aprobaciones, documentación y control interno del proyecto.

• Este cargo es clave para evitar retrasos administrativos, reprocesos, facturas observadas, órdenes de compra incompletas o pagos sin respaldo suficiente.

Principales responsabilidades

• Administrar el ciclo de Órdenes de Compra en SAP, asegurando correcta codificación, imputación, documentación de respaldo, seguimiento y cierre administrativo.

• Gestionar procesos de facturación y soporte a Cuentas por Pagar, revisando que las facturas cuenten con respaldo, correspondan a una OC válida y cumplan con los requisitos administrativos y tributarios definidos.

• Preparar, consolidar y custodiar los expedientes de pago o “dossiers”, incluyendo órdenes de compra, facturas, aprobaciones, respaldos, comunicaciones y evidencias asociadas.

• Coordinar el flujo de aprobaciones del CFO, organizando prioridades, validando antecedentes, calendarizando firmas y registrando decisiones para asegurar trazabilidad.

• Mantener control documental administrativo-financiero, con criterios de archivo, nomenclatura, control de versiones, respaldo y disponibilidad para auditorías internas, externas o revisiones del mandante.

• Coordinar con áreas internas y corporativas como Compras, Control de Gestión, Producción/Terreno, Subcontratos, Bodega, Contabilidad y proveedores, para resolver incidencias y asegurar continuidad del proceso administrativo-financiero.

• Realizar seguimiento de pendientes críticos, tales como facturas observadas, OC abiertas, aprobaciones atrasadas, documentación incompleta o bloqueos administrativos, generando alertas y propuestas de acción para el CFO.

Funciones del cargo

Gestión de Órdenes de Compra y Facturación

• Crear, revisar, actualizar y hacer seguimiento a órdenes de compra en SAP, según los flujos internos definidos.

• Verificar consistencia entre OC, factura, respaldo documental, imputación, recepción administrativa y aprobación correspondiente.

• Revisar facturas con observaciones, discrepancias de monto, glosas, datos formales, condiciones comerciales o respaldos incompletos.

• Coordinar correcciones con proveedores, áreas internas o contabilidad, incluyendo reemisión de documentos, notas de crédito o notas de débito cuando corresponda.

• Apoyar la regularización y cierre administrativo de OC pendientes o incompletas.

Soporte directo al CFO

• Mantener actualizado un tablero o control de seguimiento para el CFO sobre OC, facturas, aprobaciones, bloqueos, vencimientos y pendientes críticos.

• Priorizar requerimientos según impacto en caja, continuidad operacional, plazos de pago o criticidad para el proyecto.

• Prevalidar antecedentes antes de someterlos a aprobación del CFO, asegurando que la información sea completa, clara, trazable y defendible ante auditoría.

• Preparar reportes ejecutivos con estado de facturación, OC críticas, pendientes, causas de bloqueo, responsables y próximas acciones.

Control documental y trazabilidad

• Armar y custodiar expedientes de pago por proveedor, servicio o contrato.

• Mantener repositorios documentales ordenados, actualizados y auditables.

• Aplicar criterios de control de versiones, nomenclatura, archivo y recuperación rápida de información.

• Resguardar comunicaciones, aprobaciones, respaldos y evidencias necesarias para auditorías, cierres mensuales o revisiones del mandante.

• Asegurar trazabilidad entre respaldo, aprobación, registro en SAP y estado de pago.

Coordinación administrativa y financiera

• Coordinar información y requerimientos con Compras, Contabilidad, Control de Gestión, Producción/Terreno, Subcontratos, Bodega y proveedores.

• Gestionar comunicaciones formales con proveedores y áreas internas, manteniendo un tono profesional, preciso y orientado a la resolución.

• Apoyar el cierre mensual mediante listados de facturas pendientes, OC abiertas, documentos en observación y antecedentes requeridos.

• Proponer mejoras prácticas al flujo administrativo para reducir reprocesos, tiempos de espera y errores, sin perder control interno ni trazabilidad.

Requisitos excluyentes

Formación académica

• Título Técnico de Nivel Superior o equivalente en Administración, Contabilidad, Finanzas, Gestión Empresarial, Logística, Abastecimiento o carrera afín.

• También se considerarán formaciones como Contabilidad General, Auditoría, Ingeniería en Administración, Administración de Empresas u otras carreras orientadas a control documental, financiero o administrativo.

Conocimientos computacionales

• Manejo de SAP u otro ERP en procesos de órdenes de compra, facturación, imputaciones, centros de costo, proveedores o cuentas por pagar.

• Manejo de Excel intermedio-avanzado, incluyendo tablas dinámicas, conciliaciones, validaciones, cruces de información y seguimiento de pendientes.

• Manejo de PowerPoint intermedio para preparación de reportes ejecutivos.

• Manejo avanzado de Outlook para calendarización, seguimiento de aprobaciones y trazabilidad de comunicaciones.

• Uso de repositorios documentales como SharePoint, Teams u otros sistemas corporativos para archivo, versionado y control documental.

Experiencia requerida

• Experiencia previa en administración de proyectos, backoffice operativo, administración financiera o control documental con alto volumen de información.

• Experiencia gestionando procesos de Órdenes de Compra y Facturación en sistemas ERP, idealmente SAP.

• Experiencia coordinando con proveedores, áreas internas, jefaturas, gerencias, control de gestión o contabilidad.

• Deseable experiencia en empresas de construcción, ingeniería, infraestructura, edificación, obras industriales, concesiones o proyectos con alta exigencia documental.

• Experiencia en seguimiento de pendientes críticos, resolución de discrepancias, armado de expedientes de pago y soporte a procesos de cierre mensual.